Commis de bibliothèque et archives

Vous avez un intérêt marqué pour le savoir, la culture et la gestion des archives analogiques? Rejoignez notre équipe et contribuez à la conservation, au traitement et à la valorisation des documents physiques qui témoignent de l’histoire et de la vie académique de l’Université de Sherbrooke.

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, effectue des tâches relatives à l’utilisation, à la circulation, à la consultation, au transfert de support et à la conservation des collections ainsi qu’à l’utilisation des appareils et des espaces. Assure un rôle de service au public en accueillant et renseignant la clientèle.

Équité, diversité et inclusion

L’Université de Sherbrooke valorise la diversité, l’égalité, l’équité et l’inclusion en emploi au sein de sa communauté et invite toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées relativement au Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAEE). Les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes handicapées qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. L’Université de Sherbrooke encourage également les personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre à postuler. La priorité devra être accordée aux Canadiennes et Canadiens et aux résidentes permanentes et résidents permanents. Pour en savoir plus sur l’équité, la diversité et l’inclusion à l’UdeS.

Responsabilités

1. Effectue la mise en commande relative à l’acquisition des documents et en assure le suivi. Vérifie les documents reçus et les factures par rapport à la commande. Fait la saisie des données relatives à la réception des commandes et effectue la relance auprès des fournisseurs. Autorise le paiement partiel ou final des factures. Effectue le bulletinage des périodiques imprimés. Exécute des tâches de saisie et de traitement des dossiers et des contenants d’archives. Effectue l’importation et la vérification de documents dans un logiciel de gestion documentaire.
2. Accueille, renseigne, dirige la clientèle; l’informe des services disponibles et s’assure du respect des règlements et des procédures de fonctionnement selon les lieux de services. Renseigne sur l’utilisation des appareils, du site web, des instruments de recherche et autres ressources. Effectue des visites guidées.
3. Effectue le prêt, le prêt entre bibliothèques, le retour, le renouvellement et la réservation de documents, matériel et autres, selon les procédures en vigueur. Tient à jour le fichier des usagères et usagers. Émet les cartes de lecteurs. Effectue des recherches aux catalogues, aux rayons et dans les magasins. Prépare les documents d’archives pour la consultation. Assure le suivi des divers rapports (ex. réservations, manquants, etc.) concernant les documents.
4. S’assure que les documents qui sortent soient dûment enregistrés et désensibilisés. Au besoin, vérifie le contenu de sacs ou porte-documents à la sortie de la bibliothèque. Pour le secteur des archives, s’assure que les sacs et effets personnels soient déposés dans le vestiaire.
5. Procède à la prise de rendez-vous, à la réservation et à l’attribution de locaux, salles de visionnement, postes de travail et autres. Prépare les appareils et les documents en conséquence.
6. Vérifie, classe et range les documents selon l’ordre de classification, déplace des collections, démonte et déplace des tablettes. Effectue la lecture des rayons ainsi que des tâches d’inventaire ou d’élagage.
7. Selon la procédure, effectue des réparations mineures pour les documents ciblés, ou prépare les documents identifiés pour l’envoi à la reliure, au retour, les vérifie. Signale les numéros manquants. Exécute des tâches de traitement matériel telles que le remplacement de trombones, la mise en chemise, la mise en ordre chronologique, etc.
8. Participe à la préparation et au maintien de la réserve de cours.
9. Effectue les tâches relatives à l’ouverture et la fermeture des lieux de service. Fait le décompte d’une petite caisse et assure le suivi des dépôts.
10. Offre du soutien et effectue des tâches administratives pour l’impression, la numérisation et la photocopie. Procède au transfert de support de documents pour les usagers, pour des besoins internes et pour des projets.
11. Reçoit, déballe, ventile et distribue les documents et le courrier aux personnes concernées. Prépare des envois divers de documents et effectue les suivis nécessaires.
12. Traite la correspondance d’ordre courant et compile des statistiques. Effectue la saisie de données. Prépare divers documents tels que lettres, fiches, listes, formulaires administratifs. Fait signer les formulaires aux usagers lorsque requis.
13. Voit à la propreté et à l’ordre des lieux de travail et des magasins, entre autres en effectuant le suivi de la température, de l’humidité, des insectes et l’attribution des espaces. Voit à l’entretien normal des appareils mis à la disposition des usagers et du personnel.
14. Veille à la disponibilité de matériel et informe des besoins d’approvisionnement selon les procédures en vigueur.
15. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
16. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Qualifications requises

• Scolarité: DES – Diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente
• Expérience : 1 an

Exigences requises

• Lors du dépôt de votre candidature, l’expérience pertinente à démontrer doit refléter des tâches en librairie, en bibliothèque ou en archives.
• Un test de vitesse de frappe est exigé comme condition de qualification, note de passage : minimum 20 mots à la minute.

À titre d’information

Emploi temporaire à temps complet, 35 heures par semaine. Horaire fixe du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Nous offrons un contrat temporaire d’une durée pouvant varier selon les besoins de l’organisation.

RÉCEPTION DES CANDIDATURES

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton « Postuler », au plus tard

LE MARDI 7 AVRIL 2026, À 17 h.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.